الهيكل التنظيمي

تتضمن الهيكلة الإدارية لبرنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية في المملكة المكونات الرئيسة التالية:

• اللجنة العليا الإشرافية لبرنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية، مكونة من معالي وزير المالية، ومعالي وزير الاتصالات وتقنية المعلومات، ومعالي محافظ هيئة الاتصالات وتقنية المعلومات.
• اللجنة التوجيهية لبرنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية، برئاسة معالي محافظ هيئة الاتصالات وتقنية المعلومات، وينوب عنه مدير عام الادارة العامه لتقنية المعلومات بوزارة المالية ، وعضوية عددٍ من المسئولين ذوي العلاقة في وزارة المالية، ووزارة الاتصالات وتقنية المعلومات، وهيئة الاتصالات وتقنية المعلومات، ومدير برنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية.
• لجنة للتعاملات الإلكترونية الحكومية في كل جهة حكومية، ترتبط بالمسئول الأول في تلك الجهة، للإشراف على تنفيذ خطة التعاملات الإلكترونية الحكومية الخاصة بها(جاري العمل على إيجاد وتكوين هذه اللجان).
• مجموعة استشارية للبرنامج بعضوية عددٍ من أصحاب الخبرة والاختصاص في الجهات ذات الخبرة في هذا المجال.
• مدير عام للبرنامج، ووحدات إدارية تشمل متخصصين ذوي كفاءات مناسبة للقيام بأعمال البرنامج.

اللجنة العليا الإشرافية للتعاملات الإلكترونية الحكومية

أولا - عضوية اللجنة:
تتكون عضوية اللجنة من كل من:

• معالي وزير المالية
• معالي وزير الاتصالات وتقنية المعلومات
• معالي محافظ هيئة الاتصالات وتقنية المعلومات

وتتولى إدارة برنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية بوزارة الاتصالات وتقنية المعلومات سكرتارية اللجنة العليا الإشرافية.

ثانياً – مهام واختصاصات اللجنة العليا الإشرافية:
يكون للجنة العليا الإشرافية كامل الصلاحيات لبرنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية، ومن مهامها ما يلي:

• إقرار الاستراتيجيات والسياسات العامة المتعلقة بالتعاملات الإلكترونية الحكومية.
• الإشراف العام على تطبيق التعاملات الإلكترونية الحكومية.
• المتابعة والتنسيق الاستراتيجي بين الجهات الحكومية.
• توفير الدعم لتطبيق التعاملات الإلكترونية الحكومية.

اللجنة التوجيهية للتعاملات الإلكترونية الحكومية

أولا - عضوية اللجنة التوجيهية:
تكوين لجنة توجيهية تشكلها اللجنة العليا الإشرافية، تكون برئاسة معالي محافظ هيئة الاتصالات وتقنية المعلومات، وعضوية كل من: :

• ممثلين من وزارة الاتصالات وتقنية المعلومات، ووزارة المالية، وهيئة الاتصالات وتقنية المعلومات .
• مدير برنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية.

وتتولى إدارة برنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية سكرتارية هذه اللجنة.

ثانياً – مهام واختصاصات اللجنة التوجيهية:
تتولى اللجنة المهام التالية:

• العمل بالقرارات الاستراتيجية الصادرة عن اللجنة العليا الإشرافية، وتطوير البرامج التوجيهية اللازمة لتنفيذ هذه القرارات.
• المهام التحضيرية للجنة العليا الإشرافية.
• الرفع بالمواضيع والتوصيات اللازمة إلى اللجنة العليا الإشرافية لإقرارها.
• الإشراف المباشر على أعمال إدارة البرنامج.
• إعداد خطط العمل التفصيلية.
• إعداد مشاريع التعاملات الإلكترونية الحكومية، والرفع بها إلى اللجنة العليا الإشرافية، ومتابعة تنفيذها.
• وضع الأولويات والسياسات، والمواصفات والأطر والإجراءات لمشاريع التعاملات الإلكترونية الحكومية.
• تقييم الأجهزة الحكومية المختلفة وقطاع الأعمال، فيما يتعلق ببرامج التعاملات الإلكترونية الحكومية.

المجموعة الاستشارية

تضم المجموعة الاستشارية نخبة من الخبراء والمختصين من القطاع العام والخاص، حيث يتم الاستفادة منهم في القيام بالمهام التالية:

• المشاركة في تحديد الأولويات والتوجهات الرئيسة للتعاملات الإلكترونية الحكومية.
• المشاركة في تحديد متطلبات تنفيذ مشاريع التعاملات الإلكترونية الحكومية، ومتطلبات تطبيق واستخدام التعاملات الإلكترونية الحكومية.
• دراسة ما يحال إليها من قبل اللجنة التوجيهية وإبداء المشورة.
• تقديم المقترحات والتوصيات إلى اللجنة التوجيهية فيما يخص برنامج التعاملات الإلكترونية الحكومية.

إدارة البرنامج

أ‌) مدير عام البرنامج:

ترتبط جميع وحدات البرنامج الإدارية الرئيسة بمدير عام البرنامج، ويتولى المهام التالية:

• العمل على تنفيذ القرارات الإستراتيجية الصادرة عن اللجنة التوجيهية للبرنامج.
• الإشراف المباشر على الأعمال التحضيرية للجنة التوجيهية، والإشراف على أعمال سكرتارية اللجنة العليا الإشرافية.
• الرفع بالمواضيع والتوصيات التي يتم الوصول إليها إلى اللجنة التوجيهية لإقرارها.
• اقتراح خطط العمل التفصيلية، والأولويات والسياسات، والمواصفات والأطر والإجراءات لمشاريع الحكومة الإلكترونية.
• الإشراف على أعمال إدارة البرنامج.

ب‌) مساعد مدير عام البرنامج:

ترتبط كل من إدارة البنية التحتية، وإدارة التكامل بمساعد مدير عام البرنامج مباشرة، ويتولى المهام التالية:

• مراجعة إستراتيجية أداء البرنامج بشكل دوري للتأكد من مدى تحقيق البرنامج لأهدافه القصيرة والطويلة الأجل.
• المشاركة في اختيار الشركاء الاستراتيجيين للبرنامج والجهات الحكومية.
• مراجعة نتائج إدارات البرنامج ومقارنتها مع الأهداف الموضوعة، والمتابعة للتأكد من أنه تم اتخاذ الإجراءات المناسبة لتصحيح النتائج غير المرضية في حال وجودها.
• التأكد من وجود نظام اتصال فعال على مستوى البرنامج للتأكد من أنه يُعمل بمسؤوليات وصلاحيات الإدارات.
• تقديم النصح والإرشاد والتوجيه للإدارات فيما يخص مهامهم في البرنامج.
• المشاركة في نشاطات تطوير الأعمال في البرنامج و مع الجهات الحكومية.
• إقرار خطط العمل التفصيلية، والأولويات والسياسات، والمواصفات والأطر والإجراءات لمشاريع التعاملات الإلكترونية الحكومية.
• القيام بما يكلف به من أعمال ومهام أخرى من قبل مدير عام البرنامج أو يفوض به من صلاحيات إضافية حسب حاجة العمل.

ت‌) إدارة التخطيط الاستراتيجي والمبادرات المساندة

تقوم هذه الإدارة بجميع الأعمال المتعلقة بالتخطيط الاستراتيجي وقياس الإداء، والقيام بالأعمال التنسيقية مع الجهات الحكومية فيما يخص أعمالها، والقيام بإعداد الاستراتيجيات ودراسات المبادرات الوطنية المساعدة في مجال التعاملات الإلكترونية الحكومية. وتتلخص مهام هذه الإدارة في ما يلي:

• تحديث ومراجعة الإستراتيجية الوطنية والخطة التنفيذية للتعاملات الإلكترونية الحكومية بشكل دوري وإعداد الخطط المستقبلية
• قياس ورصد تحول الجهات الحكومية للتعاملات الإلكترونية الحكومية.
• العمل على إيجاد مواصفات موحدة للأنظمة المعلوماتية النمطية ودعم تطبيقها.
• إعداد الاتفاقيات الإطارية لرخص البرمجيات والأنظمة المعلوماتية ، والخدمات بعد موافقة صاحب الصلاحية.
• العمل على المبادرات الداعمة والمساندة لتنفيذ مشاريع التعاملات الإلكترونية الحكومية مثل مكتب مساندة المشاريع، وإطار الشراكة مع القطاع الخاص.

ث‌) إدارة الخدمات الإلكترونية:

تقوم هذه الإدارة بدعم ومساندة الجهات الحكومية لتنفيذ وتقديم الخدمات الحكومية إلكترونياً، ومتابعة تقدم الجهات الحكومية في ذلك. وتتلخص مهام هذه الإدارة في ما يلي:

• دعم تنفيذ الخطة التنفيذية، وتقديم الخدمات للجهات الحكومية.
• متابعة تنفيذ مشاريع الخطة التنفيذية للتعاملات الإلكترونية الحكومية ذات العلاقة بالخدمات الإلكترونية والبوابة والتطبيقات الوطنية.
• المشاركة في إقرار مشاريع التعاملات الإلكترونية مع وزارة المالية.
• صياغة وصيانة وتحديث استراتيجية الخدمات الالكترونية.
• وضع الخطة التنفيذية الخاصة بإستراتيجية الخدمات الالكترونية.
• تطوير وصيانة وتحديث منهجية الخدمات الالكترونية.
• المشاركة في تصميم الخدمات الالكترونية مع الجهات الحكومية
• المشاركة في الاشراف على تطبيق ودعم الخدمات الالكترونية مع الجهات الحكومية
• متابعة وتحليل أداء الخدمات الالكترونية وإعداد التقارير الخاصة بذلك
• متابعة وتحديد متطلبات الجهات الحكومية والتنسيق مع الجهات المعنية في برنامج يسر من أجل تلبيتها مثل (التمويل، دراسات الجاهزية، تحول إجراءات العمل، إعداد كراسات المواصفات،إستراتيجية تقنية المعلومات، أفضل الممارسات، إدارة التغيير، التدريب والتطوير، خدمات التكامل، خدمات البنية التحتية، إدارة المشاريع، الشؤون الاعلامية والتسويق والتوعية، البوابات الالكترونية، ...الخ)

ج‌) مجموعة يسِّر الاستشارية:

تقوم هذه الإدارة بجميع الأعمال المتعلقة بمجموعة يسِّر الاستشارية ، القيام بالأعمال التنسيقية مع الجهات الحكومية فيما يخص أعمالها، والقيام بعمل الدراسات الاستشارية اللازمة. وتتلخص مهام هذه الوحدة في ما يلي:

• صياغة وصيانة وتحديث إستراتيجية تقديم الخدمات الاستشارية.
• وضع الخطة التنفيذية الخاصة بإستراتيجية تقديم الخدمات الاستشارية
• تطوير وصيانة وتحديث منهجية تقديم الخدمات الاستشارية
• تقديم الخدمات والدراسات الاستشارية للجهات الحكومية حسب الامكانيات المتاحة في مجال التحول للتعاملات الإلكترونية الحكومية ومن ذلك دراسات تقييم الوضع الراهن، توثيق إجراءات الأعمال للخدمات الحكومية، إعادة تصميم إجراءات الأعمال للخدمات الحكومية، تصميم هيكلية المنشآت(EA)، وإعداد استراتيجيات وخطط التحول للتعاملات الإلكترونية الحكومية، وإعداد كراسات الشروط والمواصفات، وتقدير تكلفة تنفيذ مشاريع التعاملات الإلكترونية الحكومية
• مساندة الجهات الحكومية بتوفير خبراء ومتخصصين ومدراء مشاريع في مجال التعاملات الإلكترونية الحكومية لبعض الجهات الحكومية حسب الامكانيات المتاحة

ح‌) إدارة البنية التحتية:

تقوم هذه الإدارة بالإشراف على البنية التحتية للتعاملات الإلكترونية الحكومية، وتطويرها وتشغيلها. وتضم هذه الإدارة مركز بيانات التعاملات الإلكترونية الحكومية ، و وحدة أمن المعلومات، وتتلخص مهام هذه الإدارة في ما يلي:

• الإشراف على تشغيل وصيانة الأجهزة والأنظمة الخاصة بمركز الحاسب للتعاملات الإلكترونية الحكومية وتشغيل التطبيقات المعلوماتية الوطنية التي يستضيفها المركز.
• الإشراف على تشغيل أنظمة البوابة الوطنية للتعاملات الالكترونية الحكومية.
• الإشراف على تشغيل نظام موقع برنامج يسّر على الإنترنت .
• الإشراف على بناء ودعم البنية التحتية الخاصة بشبكة التعاملات الإلكترونية الحكومية على أن يتماشى ذلك مع الاحتياج الفعلي لتسهيل تبادل البيانات بين الجهات الحكومية.
• تحديد وتطبيق معايير وإجراءات أمن المعلومات اللازمة لإدارة جميع مكونات البنية التحتية بمستوى أمن معلومات عالي وفق المعايير العالمية المتبعة في هذا المجال.

خ‌) إدارة التكامل:

تقوم هذه الإدارة بالإشراف على منظومة قناة التكامل الحكومية، وتطويرها وتشغيلها وصيانتها، وتتلخص مهام هذه الإدارة في ما يلي:

• صياغة وصيانة وتحديث إستراتيجية التكامل.
• وضع الخطة التنفيذية الخاصة بإستراتيجية التكامل.
• تطوير وصيانة وتحديث منهجية خطة التكامل
• الإشراف على وضع المواصفات الفنية للتقنيات والبيانات المشتركة لتمكين التكامل بين الجهات الحكومية.
• تصميم وتطوير قناة التكامل
• إتاحة قناة التكامل بمستوى خدمة عالي
• صيانة برامج وخدمات قناة التكامل
• دعم التكامل مع الجهات الحكومية المزودة للبيانات والخدمات المشتركة
• العمل على ربط الجهات الحكومية بقناة التكامل لتسهيل تبادل المعلومات
• ضمان توحيد مدخلات البيانات وتبادلها بين يسّر ومختلف الجهات الحكومية وبين الجهات الحكومية لتسهيل تدفق البيانات وتكرارها.
• متابعة وتحليل أداء قناة التكامل وإعداد التقارير الخاصة بذلك
• صيانة واستمرار تطوير وإدارة البوابة الوطنية للتعاملات الإلكترونية الحكومية لتكون المدخل الالكتروني الموحد للخدمات و المعلومات الحكومية

د‌) مركز التميز للأبحاث والتطوير:

تقوم هذه الإدارة بجميع الأعمال المتعلقة بمركز التميز، القيام بالأعمال التنسيقية مع الجهات الحكومية فيما يخص أعمالها، والقيام بعمل الأبحاث والدراسات اللازمة. وتتلخص مهام هذه الوحدة في ما يلي:

• نشر الفكر الإداري الحديث المعتمد على مفاهيم التعاملات الإلكترونية الحكومية
• المساعدة في دعم تطبيق التعاملات الإلكترونية الحكومية في المملكة.
• تنسيق تدريب المدراء التنفيذيين والمختصين في مجال تقنية المعلومات.
• تنسيق تدريب الموظفين الإداريين والقيادات الإدارية العليا في المجالات ذات العلاقة بالتعاملات الإلكترونية الحكومية وتطبيقاتها.
• الإشراف على تنظيم جائزة الإنجاز للتعاملات الالكترونية الحكومية.
• الإشراف على تنفيذ الندوات، والمؤتمرات والملتقيات التوعوية ذات العلاقة بالتعاملات الالكترونية الحكومية.
• توفير أفضل الممارسات، والأساليب، والأدوات وقواعد المعرفة للجهات الحكومية في مجال التعاملات الإلكترونية الحكومية.
• العمل على توثيق ونشر وتطبيق مفاهيم إدارة مراكز تقنية المعلومات، وأفضل التجارب والأساليب لإدارة الأعمال والمشاريع في مراكز تقنية المعلومات.
• تنفيذ البحوث في مجال الممارسات الإدارية والجوانب التنظيمية والثقافية والسلوكيات ذات العلاقة بالتعاملات الإلكترونية الحكومية.

ذ‌) إدارة التوعية والأعلام:

تتقوم هذه الإدارة بجميع الأعمال المتعلقة بالشؤون الإعلامية والتوعية ، و تسويق الخدمات والتوعية، وإدارة المحتوى، وإدارة الفعاليات، والعلاقات العامة وتقديم المساندة لوحدات البرنامج في الأمور ذات العلاقة. وتتلخص مهام هذه الوحدة في ما يلي:

• الشؤون الإعلامية (متابعة الأخبار الخاصة بالبرنامج في مختلف وسائل الإعلام، عداد الأخبار والمقالات وتزويد الجهات الإعلامية بها، الاتصال وإدارة العلاقات مع وكالات الإعلان، والعمل كمركز تنسيق للاتصال)
• تسويق الخدمات والتوعية (التأسيس والحفاظ على هوية إيجابية للبرنامج،إعداد الخطة الإستراتيجية للتسويق،إعداد الخطة التنفيذية للتسويق،تطبيق خطط التسويق بالتعاون مع الإدارات المعنية ، قياس الأداء والنتائج العامة من تنفيذ خطط التسويق،مراقبة ومراجعة تطبيق الجهات الحكومية لإستراتيجيات التسويق والخطط المعتمدة،إعداد دراسات عن السوق واحتياجاته من خدمات إلكترونية، تطوير استراتيجيات لتوعية المستخدم لزيادة استخدام الخدمات الإلكترونية،تطوير خطة توعية للمستخدمين بالتنسيق مع الجهات الحكومية لتعزيز الخدمات الجديدة، تطبيق خطط التوعية لزيادة استخدام الخدمات الإلكترونية على الجهات المعنية مثل الجهات الحكومية و أبناء المملكة العربية السعودية، قياس الأداء والنتائج العامة من تنفيذ خطط التوعية،مراقبة ومراجعة تطبيق الجهات الحكومية لخطط التوعية المعتمدة)
• إدارة المحتوى(إعداد المقالات الخاصة بالبرنامج وتحديثها وعرضها ضمن موقع يسر، استقبال والرد على استفسارات المعنيين الواردة ضمن موقع يسر)
• العلاقات العامة (بناء علاقات إيجابية مع أصحاب المصلحة تصب في مصلحة الحكومة الإلكترونية، التنسيق لاستقبال زوار البرنامج و استضافتهم بالشكل المناسب بالتنسيق مع الإدارات الأخرى المتعلقة، إبلاغ أصحاب المصلحة بقرارات الإدارة العليا واللجنة التوجيهية، استقبال وتدوين المقترحات من أصحاب المصلحة و تبليغ الإدارة العليا بها).
• إدارة الفعاليات (تنظيم الفعاليات المختلفة وذات العلاقة ببرنامج التعاملات الالكترونية الحكومية، إرسال بطاقات الدعوة للمعنيين لحضور الفعاليات،أخذ آراء المعنيين حول الفعاليات).

ر‌) إدارة الخدمات الإدارية:

تقوم هذه الإدارة بجميع الأعمال الإدارية والمالية الخاصة بالبرنامج، والتحضير لأعمال اللجان المختلفة، والتنسيق مع الإدارات المختلفة في الوزارة والجهات المختلفة. وتتلخص مهام هذه الوحدة في ما يلي:

• القيام بالأعمال الإدارية والمالية الخاصة بالبرنامج، وذلك بالتنسيق مع الإدارات المعنية بالوزارة.
• القيام بالأعمال التحضيرية والتنسيقية للجنة العليا الإشرافية، واللجنة التوجيهية، والمجموعة الاستشارية للبرنامج، ولجان وفرق عمال البرنامج.
• تقديم الخدمات المساندة لإدارات و وحدات البرنامج.
• التنسيق مع الجهات ذات العلاقة، الحكومية منها وغير الحكومية.
• التنسيق الدائم مع الإدارات المعنية في الوزارة في كل ما من شأنه المساعدة في إنجاز أعمال البرنامج.
• حصر احتياجات التوظيف ومتابعة إجراءات التوظيف وخدمات شئون الموظفين.
• التنسيق مع مكاتب الخبرة ومقاولي المشاريع، ومتابعة العقود.